Успеть все и даже больше: как быть хорошим специалистом, любящей женщиной и про себя не забывать
Разделяйте потоки дел
Когда задач много, риск что-то забыть увеличивается. И приходится в спешке доделывать отчет, который нужно было положить на стол руководителю еще вчера, ребенок в это время скучает в компании воспитателя, потому что остальных детей забрали более собранные родители, а в абонементе в тренажерку в очередной раз «сгорает» занятие вместе с заплаченными за него деньгами.
Хороший вариант – завести свой планировщик для каждой сферы жизни: один – для работы, второй – для семейных и личных дел, третий – для занятий спортом и так далее. Например, в календаре Mail.ru можно создать несколько календарей и для наглядности сделать их разных цветов. Просмотр событий доступен как в каждом планировщике отдельно, так и на общей сетке, а для еще большей наглядности в названия можно добавлять эмодзи. Так вы не только никогда не запутаетесь в задачах, но и увидите, каким сферам уделяете недостаточно внимания, и сможете это исправить.
Можно использовать так называемое правило трех: планировать на день не более трех важных дел. Чтобы не нарушать баланс между работой и личной жизнью, это могут быть дела из разных сфер: в один день два важных дела по работе и одно – нет, а в другой – наоборот.
Используйте рабочее время максимально эффективно
Если у вас есть «долгоиграющие» задачи вроде той же подготовки отчета, лучше посвящать им немного времени каждый день, чем пытаться решить их за раз. Во-первых, вам могут понадобиться дополнительные данные. А во-вторых, параллельно вы сможете уделять время и другой работе. Да и переключение внимания пойдет вам только на пользу.
Быть эффективной на работе поможет правило «1-3-5»: планируйте на день только одно большое дело, три средних задачи и пять – маленьких. Следуя этому правилу, вы будете продуктивны и при этом сохраните ресурсы, необходимые для других сфер жизни. На начало дня лучше ставить сложные и неприятные задачи, а на вечер оставлять те, которые решаются легко и доставляют вам удовольствие. И не забывайте делать перерывы.
Не надейтесь на свою память
Каким бы планировщиком вы ни пользовались, не отключайте уведомления. Даже спланировав день по минутам, в итоге можно забыть что-то важное.
Настройте уведомления так, как вам удобно в календаре Mail.ru: они будут приходить за столько времени и туда, куда вы укажете. А еще сервис интегрирован с почтой – и если вы получите письмо с билетами на концерт, самолет или подтверждением записи к врачу, событие автоматически добавится в план, и вы заблаговременно получите напоминание о нем.
Найдите занятия, «съедающие» ваше время
Добавить лишние несколько часов к суткам мы, увы, не можем. А вот отыскать их в своем дне вполне реально. Поможет техника тайм-менеджмента «Хронометраж». В течение двух недель фиксируйте все свои действия – от совещания с коллегами до просмотра смешных роликов в интернете – и время, которое вы на них потратили. Изучив этот материал, вы удивитесь, сколько необязательных минут уходит на лишнюю чашку кофе, переписку с подругой или мониторинг соцсетей. Сделав правильные выводы, вы получите в свое распоряжение дополнительное время. Это ли не мечта?
Все успевать не так уж сложно. Залог успеха – грамотное планирование и надежные помощники.