Ловушка времени: куда уходят рабочие часы
1. Принцип Парето или Лови момент
Это правило было названо в честь экономиста и социолога Вильфрида Парето. Его суть такова: 20% усилий дают 80% результата, и наоборот — 80% усилий приносят лишь 20% результата. Таким образом, для оптимизации рабочего процесса стоит отталкиваться от этого принципа. Выделите наиболее приоритетные задачи и беритесь за их выполнение, когда вы чувствуете наибольший прилив энергии и сил. Сосредоточившись на самом важном, вы добьётесь максимального результата, при этом затратив меньше ресурсов. А более мелкие и простые дела уже не требуют такой отдачи, поэтому их смело можно перенести в остальные 80% рабочего времени. Так, закон Парето помогает легче достигать поставленных целей.
2. «Делай меньше» или Как работать со списками
Ведение ежедневника или составление списка задач — банальный, но достаточно эффективный способ организации работы. Однако здесь не всё так просто. Чтобы не путаться и не страшиться множества дел, в письменной форме лучше фиксировать только самые основные планы на день. Так, приверженцы концепции «делай меньше — достигай больше» советуют сосредоточиться только на трёх важных делах в течение суток. В итоге работа будет идти не на количество, а на качество. Вы не только выполните задачи на все 100%, но и ощутите реальный результат, который принесёт удовлетворение и мотивацию для дальнейшей деятельности. Ещё один важный момент — следует идти чётко по плану, не перепрыгивая от одного пункта к другому. Поэтому сразу же расположите задачи в порядке значимости. Кроме того, не забывайте вычёркивать или отмечать завершённое дело — это также поможет поднять ваш уровень продуктивности.
3. Обет молчания или Оставить друзей на десерт
Важно не смешивать, а чётко разграничивать рабочие дела и бытовые вопросы, вроде бронирования билетов, разбора почты, оформления заказов и так далее. В идеале часть таких хлопот стоит делегировать, однако далеко не у всех есть такая возможность. Поэтому распределите день так, чтобы все нерабочие дела шли исключительно после основной вашей деятельности, а не смешивались с ней. Иначе вы начнёте отвлекаться и распыляться, а потом не сможете настроиться на рабочий лад. При этом вы сильно устанете, но, скорее всего, не успеете завершить запланированное. Даже приятные занятия, например, переписку с друзьями или онлайн-шопинг, лучше оставить на «десерт». К тому же так вы будете знать, что после рабочего дня сможете полностью погрузиться в личные дела.
4. «Метод помидора» или Долой многозадачность
До сих пор сохраняется мнение, что многозадачность делает нас более продуктивными, однако это совсем не так. Напротив, частое переключение внимания приводит к снижению эффективности и качества результата. Кроме того, много времени и энергии тратятся впустую. А постоянная тревожность и напряжение могут привести к хроническому стрессу и усталости. Для плодотворной работы психологи и учёные советуют концентрироваться на одной задаче, при этом необходимо устраивать небольшие перерывы. Одну из самых известных техник управления временем — «Метод помидора» — предложил итальянский специалист по тайм-менеджменту Франческо Чирилло ещё в конце 1980 годов. Согласно ей необходимо четко сформулировать задачи и поэтапно их выполнять следующим образом: установите таймер на 25 минут и, пока не прозвучит сигнал, работайте это время, ни на что не отвлекаясь. Затем сделайте перерыв на 5 минут и снова заведите таймер на 25 минут. После четырёх таких подходов увеличьте время отдыха до 15-30 минут. К слову, техника называется «помидорной», так как Чирилло в эксперименте использовал таймер в виде томата.
5. Последний герой или Без напрасных жертв
Даже если вы обычно чётко распределяете время и поэтапно выполняете все задачи, нарушить рабочий процесс может внезапное дело, которое почему-то стараются возложить именно на вас. Возможно, о какой-то услуге просит коллега или даже сам начальник. В таком случае трудно отказать, ведь действительно кажется, что никто кроме вас не сделает этого. Но не спешите соглашаться и провозглашать себя героем. Ведь личный объём работы и дедлайны никуда не денутся, а энергия и время уже безвозвратно уйдут на ту незапланированную задачу. В итоге вместо героя вы легко станете жертвой обстоятельств. Поэтому, прежде чем браться за стороннюю работу, подумайте, сможете ли вы без потерь для себя встроить её в изначальный план.